Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como a ADHOTECH LTDA, inscrita no CNPJ sob nº 68.948.195/0001-30, com endereço para correspondência na R. Euler, 10, sala 02, Padre Eustáquio, Belo Horizonte/MG, CEP 30720-160 ("Declare Aqui" ou "nós"), trata os dados pessoais no contexto da plataforma de declaração mensal entre contabilidades e as empresas por elas atendidas, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, a "LGPD").

1. Quem é o responsável pelos seus dados

O Declare Aqui atua em dois papéis distintos, conforme a LGPD:

• Controlador (art. 5º, VI): em relação aos dados das contabilidades assinantes, de seus usuários (contadores) e dos administradores da plataforma, decidimos sobre as finalidades e os meios do tratamento.
• Operador (art. 5º, VII): em relação aos dados das empresas atendidas, de seus sócios e dos clientes (tomadores de serviço) por elas cadastrados, tratamos os dados por conta e ordem da contabilidade, que é a controladora desses dados. As finalidades são determinadas pela contabilidade, e o exercício de direitos sobre esses dados deve ser direcionado a ela.

2. Dados que tratamos

• Identificação e contato: nome, e-mail, telefone celular, CPF (de sócios e do representante legal que assina o contrato pela contabilidade assinante), CNPJ e razão social, além de nome e e-mail dos contatos da empresa atendida (quem entra no aplicativo por ela).
• Dados de acesso e segurança: registros de login, endereço IP, data e hora de ações, e tokens de autenticação.
• Dados econômico-financeiros declarados: faturamento previsto, lucro distribuído por sócio, pró-labore, folha de pagamento e valores de apuração do Simples Nacional.
• Dados bancários e de extrato: identificação de contas bancárias das empresas atendidas (banco, agência e conta) e transações de débito de extratos importados pela contabilidade (arquivos OFX), incluindo a identificação de valores destinados a sócios.
• Certificado digital: arquivo do certificado digital A1 da empresa atendida e respectiva senha, fornecidos pela contabilidade, armazenados cifrados e utilizados exclusivamente para consultar e transmitir documentos fiscais em nome da empresa (importação de notas e emissão de NFS-e).
• Documentos fiscais: notas fiscais de serviço (NFS-e) emitidas pela plataforma, incluindo o XML completo, e documentos fiscais consultados no Ambiente Nacional da NFS-e em nome da empresa atendida.
• Dados de clientes das empresas atendidas (tomadores): nome ou razão social, CNPJ, CPF ou identificação estrangeira (NIF), endereço e e-mail, cadastrados para a emissão de notas fiscais.
• Dados de pagamento da assinatura: cobranças, método e situação de pagamento da contabilidade assinante, processados pelo provedor de pagamentos.
• Dados de dispositivo para notificações: identificador de inscrição do navegador, chaves técnicas de entrega e identificação do navegador, quando você ativa as notificações push.
• Dados de navegação: métricas anônimas de uso e desempenho, conforme a Política de Cookies.

3. Para que usamos os dados e com que base legal

• Execução do contrato (art. 7º, V): formalizar o contrato com a contabilidade assinante, operar a plataforma, autenticar usuários, processar declarações e cálculos do Simples Nacional, importar extratos e documentos fiscais, emitir notas fiscais de serviço e processar a cobrança da assinatura.
• Cumprimento de obrigação legal/regulatória (art. 7º, II): guarda de registros, de documentos fiscais e atendimento a obrigações fiscais e contábeis.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): segurança da informação, prevenção a fraudes e acessos automatizados, monitoramento de erros técnicos e métricas de desempenho anônimas (cookies essenciais e analytics cookieless), sempre com possibilidade de oposição.
• Consentimento (art. 7º, I): cookies analíticos não essenciais (Google Analytics), coletados apenas mediante sua autorização, e notificações push, ativadas apenas mediante a permissão concedida por você no navegador.

4. Compartilhamento

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com operadores necessários à prestação do serviço:

• Amazon Web Services (Amazon SES): envio de e-mails transacionais, como códigos de acesso e avisos, e da nota fiscal de serviço (PDF e XML) ao e-mail do cliente da empresa atendida, em nome dela. Processado na região de São Paulo.
• Cloudflare: infraestrutura de rede, segurança, proteção contra robôs (Turnstile) e métricas de desempenho (cookieless).
• Asaas: processamento das cobranças e pagamentos da assinatura (dados da contabilidade assinante: razão social, CNPJ, e-mail e telefone).
• Sentry: monitoramento de erros técnicos da plataforma. Recebe apenas identificadores pseudônimos, sem nome, e-mail ou documento.
• Google (Firebase Hosting): hospedagem dos aplicativos web da plataforma.
• Serviço de notificações do navegador (Google, Apple ou Mozilla, conforme o navegador utilizado): entrega das notificações push no seu dispositivo.
• Google Analytics: métricas de uso, apenas mediante consentimento.
• Ambiente Nacional da NFS-e e fiscos municipais: quando a emissão ou a importação de notas fiscais é utilizada, os dados da nota (prestador, tomador, serviço e valores) são transmitidos aos sistemas públicos competentes, em nome e por conta da empresa atendida.
• Contabilidade responsável: os dados da empresa atendida, de seus sócios e de seus clientes ficam acessíveis à contabilidade que a atende, controladora desses dados.

Também poderemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou exigência de autoridade competente.

5. Transferência internacional

Alguns operadores podem processar dados fora do Brasil:

• Google Analytics: EUA. Dados anonimizados conforme termos de serviço.
• Cloudflare: EUA e múltiplas regiões. Analytics cookieless, sem rastreamento individual entre sites.
• Sentry: EUA e UE. Apenas identificadores pseudônimos de erros técnicos.
• Google (Firebase Hosting): EUA e múltiplas regiões. Hospedagem dos aplicativos.
• Serviços de notificação push (Google, Apple, Mozilla): EUA. Apenas dados técnicos de entrega, sem o conteúdo aberto a terceiros.

Nesses casos, exigimos garantias adequadas de proteção, nos termos dos arts. 33 a 36 da LGPD (cláusulas contratuais padrão ou adequação de proteção). O provedor de pagamentos (Asaas) processa os dados no Brasil.

6. Por quanto tempo guardamos

Mantemos dados conforme a finalidade:

• Dados de operação (declarações, cálculos, faturamento, extratos importados): Durante a vigência da assinatura e por 5 anos após (cumprimento de obrigação contábil/fiscal, art. 14 LC 128/2008).
• Documentos fiscais (XML de NFS-e emitidas): 5 anos, correspondentes ao prazo de guarda fiscal, mesmo após o cancelamento da nota.
• Certificado digital e senha: mantidos cifrados até serem substituídos ou excluídos pela contabilidade responsável.
• Registros de acesso (login, IP, data/hora): 1 ano para segurança e auditoria.
• Dados de contato comercial: até a revogação do consentimento ou a conclusão do atendimento.
• Dados excluídos (soft-deleted): Mantidos em backup conforme política de retenção de dados, período máximo 30 dias.

Encerrada a relação, os dados podem ser anonimizados ou eliminados, ressalvada a guarda exigida por lei (LGPD art. 16).

7. Seus direitos

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar a confirmação da existência de tratamento, o acesso aos seus dados, a correção de dados incompletos ou desatualizados, a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, a portabilidade, a eliminação dos dados tratados com base no consentimento, a informação sobre o compartilhamento e sobre a possibilidade de não consentir (com as respectivas consequências), além da revogação do consentimento.

Para exercer esses direitos, use o contato indicado abaixo. Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Quando se tratar de dados das empresas atendidas, de seus sócios ou de seus clientes (em que atuamos como operador), encaminhe a solicitação à contabilidade responsável.

8. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger seus dados, como criptografia em trânsito, criptografia forte dos certificados digitais e senhas armazenados (AES-256-GCM), segregação de acesso entre as contabilidades, autenticação por código de uso único e registro auditável das operações. O certificado digital e sua senha nunca são exibidos na plataforma nem registrados em logs.

9. Encarregado (DPO) e contato

Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta Política, fale com o nosso Encarregado pelo tratamento de dados: contato@adhotech.com.

10. Decisões automatizadas e direito à não-profilagem

Não utilizamos decisões automatizadas (sem intervenção humana) que geram efeitos jurídicos significativos ou meramente informativos sobre você. Cálculos de Fator R, alíquota efetiva, DAS, lucro distribuído, IRRF e planejamento tributário são recomendações informativas, sempre revisadas por profissional humano (contador/admin). A contabilidade é responsável pela validação final.

A plataforma executa também automações programadas por pessoas, como a emissão mensal de notas fiscais recorrentes (programada pela contabilidade ou pela empresa atendida, que pode pausar ou encerrar a qualquer momento) e a vinculação de transações de extrato bancário a sócios com base em regras parametrizadas pelo contador (sempre revisável e reversível). Essas automações executam instruções definidas pelos próprios usuários e não constituem decisão automatizada nos termos do art. 20 da LGPD.

11. Alterações

Esta Política pode ser atualizada. Mudanças relevantes serão comunicadas pelos canais da plataforma, e a data de "última atualização" no topo será revista.